客户档案
Customer File
客户基础资料与资信记录的归档
核心释义
客户档案是货代归档保存的客户基础资料与资信记录，内容包括营业执照与统一社会信用代码、法人及股东信息、注册地址与经营场所、联系人及职务、开票资料、合同与协议、资信调查结论与审批记录。它与客户台账的分工是：档案偏静态信息与合规留痕，台账偏动态经营数据。档案的用途有三类：业务对接时快速取用开票与联系人信息、风控审批时提供资信依据、发生纠纷时作为主张权利的基础材料。客户档案需要按保密要求管理，访问权限分级设置。
知识扩展
客户档案与客户画像容易混在一起，实际用途并不相同。档案追求的是完整与准确，服务于交易、风控与合规，字段可以长期不变；画像追求的是判断与洞察，服务于沟通与方案设计，需要随合作推进不断修正。档案还必须满足留存期限要求，合同、资信调查记录与审批文件在税务与法律层面都有保存年限规定，过期即销毁也需要留痕，不能随意清理。
实操要点
一是开户时一次性采集齐全，营业执照、开票资料、联系人信息缺一不可。二是重要材料设定更新周期，营业执照年检与联系人变动后及时替换。三是纸质与电子双备份，电子档按客户编号命名便于检索。四是访问权限分级，资信与价格相关内容仅对审批与对接岗位开放。五是档案销毁按规定年限执行并留存记录。
常见误区
一是档案只有联系方式，缺少资信材料与审批记录，风控时无从判断。二是资料过期不更新，联系人离职后仍在使用旧信息。三是任何人可随意查阅，价格与成本信息外泄。四是纸质材料散落在个人抽屉，人员离职后无从追溯。五是把档案与台账混用，同一个客户的信息存在两套且互相矛盾。
业务实例
新客户开户时，业务员一次性收齐营业执照、开票资料与联系人信息，交由文件岗归档并录入系统。
来源依据
实务