费用确认
Cost Confirmation
与客户或供应商核对费用明细的过程
核心释义
费用确认是货代与客户或供应商就一票业务的实际发生费用逐项核对并取得一致的过程，是结算的前置环节。对客户方向的确认通常在货物出运或到港之后进行，列出应收的海运费、附加费、代垫费用与操作费；对供应商方向的确认则是核对代理、车队与报关行的收费是否与约定一致。费用确认的价值在于把争议提前解决：等到开票后再核对，客户往往已经把注意力转向付款，扣款与拖延的概率明显上升。规范的确认方式是出具明细对账单并取得书面回复。
知识扩展
费用确认与对账、开票形成结算链条的三个环节：费用确认解决金额是否一致，对账解决双方账面是否一致，开票完成收入确认。三者顺序颠倒会带来麻烦，例如先开票再确认费用，一旦客户对某项费用有异议就需要作废重开，既增加工作量也影响客户的账务处理。对供应商方向同样如此，代理账单未经核对就付款，事后发现多收再追回难度很大，因此核对环节不能省略。
实操要点
一是出具明细对账单，逐项列示费用名称与金额，不只给总额。二是取得客户或供应商的书面回复，邮件即可但需明确确认。三是把代垫费用单独列示，与自身服务费区分开。四是核对供应商收费与协议约定是否一致，出现差异立即提出。五是留存确认记录，作为后续开票与争议处理的依据。
常见误区
一是不做确认直接开票，客户事后异议导致作废重开。二是只给总额不给明细，客户无法核对只能凭感觉接受或质疑。三是口头确认不落记录，争议时无法举证。四是供应商账单不与协议核对，多收费用长期未被发现。五是把费用确认推到月末集中处理，时点太晚失去提前化解争议的机会。
业务实例
货物到港后货代出具费用明细，客户核对后邮件确认，开票时未再产生争议。
来源依据
实务